Perancangan Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
Diagram Konteks (Context Diagram)

Merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran.

Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:

Kelompok Pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.
Data, dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. dan Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem.
Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.

Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.

Simbol-simbol Context Diagram:



Context Diagram memiliki aturan sebagai berikut:

* Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#).

* Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah personil yang berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti sedang Context Diagram harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan kedua adalah seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran.

* Karena fokus uitama adalah mengembangkan model, maka penting untuk membedakan sumber (resource) dan pelaku (handler). pelaku adalah mekanisme, perangkat atau media fisik yang mentransportasikan data ke/dari sistem, karena pelaku seringkali familier dengan pemakai dalam implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan sistem baru dengan konsep pengembangan teknologinya membuat pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu digambarkan.



Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari sistem seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem. Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.

Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diawali oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diawali oleh sistem.

Dengan mencegah interaksi yang tidak perlu (extraneous prompts) yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran dan mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.

Gambar 1. Interaksi yang tidak perlu .

Kadang-kadang diperlukan dialog karena terminator tidak tahu sistem memerlukan masukan atau sistem tidak memberikan keluaran karena tidak tahu terminator membutuhkannya. Dalam hal ini interaksi menjadi diperlukan dan diasumsikan menjadi bagian esensi sistem sebagaimana
gambar dibawah ini:

Contoh : sebuah Context Diagram untuk sistem pemesanan makanan ditunjukan pada gambar di bawah ini.



Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Pemesanan Makanan
Data Flow Diagram

Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah:

■ External Entity (Entitas)/terminator

Suatu entitas dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak, digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain, sebuah
perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai.
Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem. Entitas-entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu kata benda entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalur-jalur aliran data

Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai berikut:

○ Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
○ Orang/sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
○ Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok, dll.
○ Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.
○ Sumber asli dari suatu transaksi.
○ Penerima akhir dari suatu laporan yagn dihasilkan oleh sistem.

■ Data Flow/Arus data

Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda panah, menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maa harus digambarkan dalam kata benda.

Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut:

○ Formulir atau dokumen yagn digunakan di perusahaan.
○ Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
○ Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.
○ Masukan untuk komputer.
○ Komunikasi ucapan.
○ Surat-surat atau memo.
○ Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
○ Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
○ Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

■ Process/Proses

Bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam di dalam atau perubahan data, jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi
label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu di dalm sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan.

Pemberian nama pada proses:

○ Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses pada level yang lebih tinggi. Contoh: sistem kontrol inventaris.
○ Menamai suatu subsistem utama, menggunakna nama-nama seperti : Sistem pelaporan inventaris atau Sistem pelayanan konsumen internet.
○ Menggunakan format kata kerja – kata sifat – kata benda untuk proses-proses yang mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis kegiatn yang seperti ini, misalnya menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak atau menambahkan. Contoh-contoh nama proses yang lengkap adalah: menghitung pajak penjualan, memverifikasi status rekening konsumen, menyiapkan invoice pengapalan, mencetak laporan yang diurutkan ke belakang, mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu kredit dan menambah record inventaris.

■ Data Store (Penyimpanan Data)

Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka. yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file/sebuah file/basisdata terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatan/sebuah file komputer sementara tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data.

Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai berikut:

○ Suatu file atau database di sistem komputer.
○ Suatu arsip atau catatan manual.
○ Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
○ Suatu tabel acuan manual.
○ Suatu agenda atau buku .

– Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang mengggunakan/merubah data di simpanan data adalah suatu proses.
– Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data.

Update dapat berupa proses:

○ Menambah/menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data.
○ Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data.
○ Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data.

– Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.

– Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran.



Gambar 3. Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data.



Gambar 4. Menggunakan arus data yang terpisah.

Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data/kesatuan luar dapat digambar lebih dari sebuah.
Diagram Level 0 (Diagram overview)

Diagram 0 adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimsukkan ke dalam diagram 0.
Menciptakan Diagram Anak/Rinci (Tingkat yang Lebih Mendetail)

Setiap proses dalam diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram Anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak/rinci). Aturan utama untk menciptakan diagram Anak adalah keseimbangan vertikal, dimana menyatakan bahwa suatu diagram Anak tidak bisa menghasilkan keluaran/menerima masukkan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak/rinci.

Entitas-entitas biasanya tidak ditunjukkan dalam diagram anak di bawah diagram 0. aliran data yang menyesuaikan aliran induknya disebut aliran data antarmuka dan ditujukkan sebagai anak panah dari dan menuju area kosong dalam diagram anak. Bila proses induk memiliki aliran daa yang terhubung ke penyimpanan data, diagram anak bisa memasukkan penyimpanan data tersebut. Selain itu, diagram pada level yang lebih rendah ini bisa memasukkan penyimpanan data-penyimpanan data yang tidak ditunjukkan dalam proses induk. Sebagai contoh, sebuah file yang berisikan suatu tabel informasi, seperti tabel pajak atau file yang menghubungkan dua proses pada diagram anak bisa dimasukkan. Aliran data minor, seperti jalur kesalahan, bisa dimasukkan pada
diagram anak dan bukan pada diagram induk.
Mengecek Kesalahan Diagram

Sejumlah kesalahan bisa terjadi saat menggambar diagram aliran data. Beberapa kesalahan yang umunya terjadi adalah:

#. Lupa memasukkan suatu aliran data/mengarahkan kepala anak panah pada arah yang salah. Contohnya adalah sebuah proses gambaran yang menunjukkan semua aliran data sebagai masukkan atau sebagai keluaran saja.setiap prose mentransformasikan data dan harus menerima dan menghasilkan keluaran.

#. Menghubungkan penyimpanan data dan entitas-entitas eksternal secara langsung satu sama lain. Penyimpanandata-penyimpanan data serta entitas juga tidak perlu dikonesikan satu sama lain; penyimpanan data ddan entitas eksternal hanya terhubungadengan suatu pross. Suatu file tidak ditampilkan dengan file yang lain tanpa bantuan suatu program atau seseorang untuk memindahkan data.

Dua entitas eksternal yang terkoneksi secara langsung menunjukkan bahwa mereka ingin berkomunikasi satu sama lain. Koneksi ini tidak termasuk dalam diagram aliran data kecuali bila sistem memfasilitasi komunikasi tersebut. Menghasilkan sebuah laporan adalah contoh dari jenis komunikasi ini.sebuah proses masih harus ditempatkan di antara entitas sehingga menghasilkan laporan.





#. Aliran data-aliran data atau proses-proses pemberian label yang tidak tepat. Periksalah diagram aliran data tersebut untuk memastikan bahwa setiap objek atau aliran data diberi label yagn sesuai. Sebuah proses harus menunjukkan nama sistematau menggunakan format kata kerja – kata sifat – kata benda. Masing-masing aliran data harus bisa digambarkan dengan sebuah kata benda

#. Memasukkan lebih dari sembilan proses pada diagram aliran data. Memiliki terlalu banyak proses yang menciptakan suatu diagram yang kacau akan memusingkan untuk dibaca dan malah menghalangi komunikasi. Bila melibatkan lebih dari sembilan proses dalam suatu sistem kelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama-sama di dalam suatu subsistem dan letakkan mereka pada suatu diagram anak.

#. Mengabaikan aliran data. Aliran data pada anak sangat mendetail, sehingga aliran data linier sangat jarang ditemukan. Contohnya dari gambar di bawah ini, pada proses menghitung Jumlah Pemotongan Pajak memerlukan Jumlah Tanggungan yang dimiliki pegawai dan Suku Bunga Pemotongan Pajak sebagai masukan Sama halnya dengan proses Gaji Bersih.

#. Menciptakan analisis yang tidak seimbang. Masing-masing diagram anak harus memiliki masukan dan aliran data keluaran yang sama seperti proses induk.Pengecualiannya adalah keluaran minor, seperti jalur-jalur kesalahan yang hanya dimasukkan pada diagram anak.

Contoh Gambar DFD level 0

Gambar Pembuatan CD dan DFD Level

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis besar:
Buat diagram context, Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan sistem
dengan lingkungan luarnya. Cara :
Tentukan nama sistemnya.
Tentukan batasan sistemnya.
Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem.
Tentukan apa yg diterima/diberikan terminator dari/pada sistem.
Gambarkan diagram context.
Buat diagram level Zero, Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara :
Tentukan proses utama yg ada pada sistem.
Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dgn alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya)
Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
Gambarkan diagram level zero.
Hindari perpotongan arus data.
Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
Buat diagram level Satu, Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Cara :
Tentukan proses yg lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yg ada di level zero.
Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sbg sumber maupun tujuan alur data.
Gambarkan DFD level Satu.
Hindari perpotongan arus data.
Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1 atau 1.1P, 1.2P, 1.3P. pemberian tanda “P” dilakukan apabila suatu proses tersebut sudah tidak bisa di dekomposisikan lagi.
DFD level dua, tiga, ... , Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dengan proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dgn level satu.